2023年3月例会（总第6次）会议纪要
海月业字函-会议纪要 2023第3次
会议时间：2023年3月31日（周五）19：30-23：00
会议地点：一楼会议室
会议主持：第八届业委会主任-林涛
应到会者：第八届业委会委员-林涛、梁文娟、陈亮、沈宏岩、陈信宏、李振平、林真铌、张清清、邹红、高岩
实到会者：林涛、梁文娟、陈信宏、李振平、林真铌(线上）、陈亮（线上）
会议请假：沈宏岩、高岩、邹红、张清清
会议记录：江红
会议议题：
一、检讨并跟进上次会议纪要
1.大门垃圾分类点移位公示已经一个月，未收到反对意见，正在向街道申请迁移。
2.门口公示栏改到岗亭背后（等待物业寻找方案及报价）。
3.2栋,12栋,27栋加装单车棚项目。上月选址公示后尚未出现一个周边业主都能接受的方案，下阶段委托物业收集（征求本栋业主意见阶段）
4.21栋-26栋围墙小路行人较多路面狭窄，不便通行，现计划拓宽路面，已完成意见征集。同时对28-29栋围墙小路和14-17栋围墙小路拓宽征求意见（委托物业核实，上报相关部门审批，以行政法执法部门的审批为准）。
5.关于11栋12栋外围凉亭、11栋架空层、会所大厅增加桌椅。计划架空层增加3套桌椅，会所大厅增加2套。由业委会秘书组负责采购。（待采购）
6.73个单元门口清除过期公示等,重新规划制作公示栏（规划中）。
7.关于大门规划，由业委会初步选定方案，评估造价后，再提交业主大会表决，并制定推进计划（设计公司已来现场，待出设计图）。
8.公共健身器材处地垫及儿童游乐设施地垫更换（等待物业测量及报价）。
二、业主意见与反馈
1.13栋某业主反映：13栋百味馆旁边这个地方没有下水道，每天垃圾都是从这个门出，然后又在这里洗垃圾桶，臭水就一直积在那里，加上百味馆这个时间旁边的进出门一开，苍蝇就已经成群飞了，天气再热点13栋楼上家里苍蝇到处飞了，已经2年了，每年都这样。
反馈：百味馆旁门口加排水沟改造，涉及到市政道路，即使小区自己花钱，可能还要申请审批，短时间内估计无法通过改造路面方式得到改善，目前已经要求物管将水管移到围墙外绿化处，避免在路面洗桶，并告知消杀人员对该区域加强消杀力度。
2.某栋业主反映：为什么要阻挠移动公司在小区优化信号？两个月了，反复沟通，一会是电费问题，一会是押金问题，施工有多大的可能性破坏公共财物？会造成多大的后果？
反馈：根据小区“管理规约”规定：每个单位来小区施工都需交押金。之前移动来铺网络，消防来改造等都是交押金才进场施工，收押金是担心施工单位没有按申报施工，破坏了不恢复，算是预设立场，早前也曾遇到水务施工绿化破坏了又不愿意给钱恢复的情况。施工收押金是对小区环境的基本保障。移动做优化信号，物管要求其交施工押金很正常。
三、物业工作汇报
物业工程：
1.海月一期1、8栋护栏翻新刷漆。
2.海月一期14、8、21栋雨水管堵，清空树根。
3.雨季对海月一期各地库出入口排水系统检查。
4.近日雨水较多，会所漏水，已找施工方报价，出方案维修（计划增加5条排水管）。
业委会：表扬工程部及工程主管许德，在暴雨期间留守小区，及时处理渗漏问题，保障小区公共设施安全运作。
物业安管：
1.日常对公共区域的设施设备检查发现，立即上报维修。
2.每天对装修现场例行安全生产检查。
3.对违建检查并上报执法队。
4.协助社区警察上门反诈宣传帮助老人下载反诈APP。
5.暴雨前对地库、天台、地沟、排水设备进行检查和清理。
6.三月份及时处置两起初起火灾。
业委会：表扬张重阳班长，平时工作认真，有责任心，能积极主动利用监控设备辅助管理工作，保障小区财产的安全。希望物管团队结合绩效考核给予鼓励。
物业客服：
1.参与开展全民健身讲座活动；
2.清洁：每周五开展“爱家大扫除”活动，清理绿化带垃圾，吹扫落叶及清洁地库杂物；本月落叶季增加清扫落叶频次；地面持续循环进行清洗；
3.绿化：完成制定春季补种计划，现已完成10栋、11栋、12栋补种工作，按照计划陆续进行补种中；
4.33栋篮球场前高树修剪方案已在相关单元进行公示及收集业户意见，后续将按政府流程推进；
5.得知政府计划4月将在每个垃圾分类点安装物联感知系统，一旦安装完成，将很难再申请调整，建议尽快完成大门垃圾分类点挪移工程。
业委会：请物管尽快与街道相关部门协调完成大门口垃圾分类点挪移工作。
物业单经理：
1.近期配合街道的“创文”工作，4月10日前可能会到各小区检查，我们配合做好小区垃圾点的管理、车辆管理、衣物晾晒等。
2.物业日常车辆管理、工程、客服等工作方面的不足进行梳理，加强培训，提高管理和服务意识。
四、业委会各小组汇报
秘书组：
1.秘书日常工作，配合业委会做好办公室日常事务、文件管理、会议管理、业主接待及意见反馈、与物管等的沟通协调及其它工作。
2.出纳工作：完成本月报销转账工作，做账资料邮寄等工作。
3.3月18日全民健身活动圆满结束，活动受到广大业主的好评，现场气氛很好。秘书组完成活动公众号的发布。
五、其他议题
1、关于选址安装单车棚的说明
上月例会后，物业已经向业主进行了选址公示，征求业主意见。根据业主反馈的意见，有支持、有反对和对程序过程的质疑等不同的意见，但目前尚未出现一个所有业主都能接受的方案。收集到如下意见(27栋4条,2栋1条，12栋0条)：
26栋xxx业主认为放在后海小学门口榕树难看,建议放到垃圾分类点和理发店之间。
27栋xxx业主认为宁愿同意架空层规定区域停车，而不是占用周边绿地另建车棚。
27栋xxx业主觉得流程不对，应由物业通知到每家每户上门，根据民法典要求，需全体业主同意。
27栋xxx业主认为不能只贴公示，要组织业主大会投票决定。
2栋xxx业主反对认为1安全隐患，2影响通行，3影响美观
上月公示信息已说明，目前只是“在公示收集选址周边业主意见”的阶段，我们会根据业主们的反馈，进行优化，寻找一个能够尽可能满足大多数人需求和利益的方案。业委会一直都非常注重程序过程，推进小区事务都是在社区和街道的监督下依法开展。此次公示选址正是注重程序过程的体现。
推进工作将分为三个步骤：
(1)公示选址，收集周边业主意见（收集更好的建议，寻找大家都能满意方案）。
(2)组织向选址周边业主征求意见,投票方式（以周边业主的实际意愿为前提，如大多数业主认同则提交业主大会）。
(3)提交业主大会进行最终的表决，通过后进行立项实施（以街道审核意见为准）。
感谢业主们的关注和参与，我们对业主们的意见进行了认真的分析和讨论。认为27栋垃圾分类点至理发店之间的位置并不合适（不够宽停车后影响通行），两棵榕树之间仍然是最佳的位置。南区周边没有比2栋更加合适的位置。下一阶段，业委会将委托物业公司组织向选址周边业主征求意见（投票方式），即2栋选址征求2栋业主意见，12栋征求12栋业主意见，27栋征求27栋业主意见。业主们需要自行取舍，决定是否规划部分公共区域用于停放车辆。
为了避免不必要的猜疑，向业主们说明推进单车棚安装项目的原因：近年来小区内购买电动车的业主越来越多，但是小区以往规划的停车位置已经无法满足现在的需求，仅靠督促物业管理难以满足业主们的期待。旧单车业主不会自己清理，物管去清理又会遇到业主质疑畏手畏脚（按要求停放的单车，物业有什么权利处置）。这就导致了很多电动车单车乱停在单元门口、架空层、绿化带等地方。这不仅影响了小区的美观和秩序，也引起业主不断投诉。另一方面，27栋有业主担忧停放架空层的电动车有自燃风险，时常投诉反映，希望解决。但政府没有出台禁止电动车停放架空层的禁令，我们也无法强行禁止业主停放，更不能用转移矛盾的方法安排到其他楼栋车库（停架空层有自然风险，停车库也一样有风险，一样有业主会投诉）。因此，业委会认为最好的解决办法是在周边空旷区域选址建设单车棚，为业主提供一个遮阳避雨、便于管理的停放场所。这样既能响应业主们的诉求，又能减少安全隐患。
业委会高度重视建立解决问题的流程，包括如何确认业主的诉求是否代表大部分人的意见，如何让最直接受影响的业主有机会优先发表自己的意见，如何在符合法律法规的前提下高效推进小区事务，以及如何防止流程被滥用。要改变总会引起各种不同的声音和诉求，当方案无法让所有人都满意，而又急需解决时，只能按照少数服从多数的原则来处理。
我们深知这是件吃力不讨好的事情，除了需要花费大量的时间精力，也可能会挨骂，但我们仍然选择尝试推进，是基于公共利益的考虑，为了能建立一个促进解决问题的流程，让一些无法得到全部人满意的事情能有推动的机会，希望业主们能给予理解和支持。我们会努力规范完善程序过程，以保证所有决策都是基于大多数人的利益做出的。
2、关于21-26栋围墙小路事宜的讨论(表决通过)
21-26栋围墙小路，平时是N区居民主要通道，行人较多，路面很窄，路面只有约1米宽。迎面有行人或者单车、电动车经过时，行人都需要躲到路外避让，部分路面也已经松脱。
围墙外榕树根系发达枝繁叶茂，缺少光线,导致小路边植物无法生长，泥土长期裸露。很多业主向业委会表达整修路面的诉求，因此计划围绕树根重铺道路（从21栋楼梯位置开始至26栋小门之间）并未改变原有通道的用途，也不涉及清理树木。计划公示后，收到2位业主反对：
27栋xxx业主反对（无具体原因）；
27栋xxx业主觉得流程不对，应由物业通知到每家每户上门，根据民法典要求，需全体业主同意。
业委会比对民法典咨询法律专家意见后认为，该项目未改变原有通道的用途，仅仅为了提高通行的安全性和便利性，路面拓宽并不涉及清理树木和围墙，且不会带来任何经营活动，对业主权益也不会造成任何损害，符合大部分业主的利益和需求。因此，该项目不属于民法典第二百七十八条规定范围。业委会委托物业公司对该区域的原始规划用途进行核实，再将方案上报相关部门审批。业委会经过表决决定以行政法执法部门的审批为准。
附：民法典 第二百七十八条 下列事项由业主共同决定：（八）改变共有部分的用途或者利用共有部分从事经营活动；
3、关于小区聘请法律顾问事宜的讨论(表决通过)
近年业委会在处理小区事务时，时常会遇到法律相关问题，如会所产权争议、租赁纠纷、加装电梯争议、质疑流程不对等等，这些都需要法律专业人士给出意见供业委会决策。为了让小区管理更规范，保障小区利益，业委会比对多家律师事务所报价（润鹏律师事务、深湾律师事务所、张培源律师、天阙律师事务所）以及背景，经讨论决定聘请广东天阙律师事务所，薛翔律师担任小区的常年法律顾问，协助业委会处理小区事务，年费3.3万，由业主公用基金支付（依据2020年业主大会授权）。
4、关于篮球场的讨论
业委会收到几家篮球培训机构希望租赁的意向，表示愿意提升篮球场的设备和档次，增加对业主的优惠，也愿意增加场地租金。业委会经过讨论，鉴于篮球场的合约年底到期，决定组织专题会议讨论制定方案，也欢迎其他有意向的承租公司报名参加洽谈。
5、于小区发生两起火情事宜(表决通过)
3月22日8栋1xx火情，物业安管及时发现，并扑灭初级火情。
3月26日10栋前面灭蚊灯因下雨引起短路起火，物业安管及时处置。
经业委会表决，同意按以往惯例，奖励2000元，由奖励基金支付。
六、会后请业委会对2023年3月的物业服务月考核表投票。
广东省深圳市南山区海月花园
第八届业主委员会
2023年3月31日
附件：《海月花园一期物业考核评分表》
副本抄送：招商海月花园一期物业管理处
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